加强我院卫生材料管理与核算的几点设想

我院的后勤仓库，按目前会计管理职责划分，可分为三类且均由专人负责核算：一类是医院房屋、建筑、车辆和大型医用设备等组成的固定资产；二类是医院处方、毛巾、水电、空调维修材料等组成的非医用的其他材料；三类是医院一次性材料、医用器械、医用设备维修材料等组成的卫生材料。

自2002年开始实行电算化以来，在出入账的及时准确、仓库物品的监管等方面，取得了较大进步。但与医院领导的期待，与医院等级晋升的要求上尚存在差距。

1 总体概况

笔者就摘录的其中一部分汇总数据来作一说明，见表1。

表1 电算化以来后勤仓库历年业务汇总（略）

注：科室：后勤仓库

表1需要说明的是：(1)低值易耗品是指短时间内可以反复使用、价值在800元以下的物品；(2)在实际操作中，我们的低值易耗品由两部分组成：一部分是指手术剪刀、浸泡桶等医用类；另一部分是指电热台板、热水瓶等的日常类；(3)上表的低值易耗品大致可以按4∶6比例分解到其他材料和卫生材料中去。基于以上表述，笔者换算制作了表2。

表2 分摊低值易耗品后的历年业务汇总（略）

注：科室：后勤仓库

根据以上两张表格，我们不难看出后勤仓库存在这样一些问题，最明显的有：(1)从库存金额看，固定资产的库存未领用金额从2002年末的12.16万突然增长到120万左右，2003年到现在没有明显的下降。这说明有近100万的固定资产入库后滞留在仓库里3年以上没有被使用；(2)从库存数量看，历年库存材料的量没有有效的加以控制，且都有一定比例的增长；(3)从进出量看，各项材料间的人员、仓储和劳动量的比例严重失衡等。

2 对卫生材料的采购、仓储、领用等所反映出的外在和内在的各个结果、存在问题及具体分析

2.1 卫生材料的采购

2.1.1 采购者性质混乱 事实上卫生材料的采购存在着职责不分，一片混乱的状况；该管理的怕惹火上身而不管理，不该管理的为了某种利益而强行介入；采购人员各个科室、各种身份的人都有，这些我们可以从入库单上的采购者名字可以看出。

2.1.2 采购随意性，库存材料过多 从财务的角度看采购的成功与否，要看库存情况，库存的数量金额说明采购到的材料有多少没有被利用。

从表2我们不难看出，卫生材料2002～2003年的库存增长比率最大，也就是2003年的采购最失败，那固定资产就更不需要多说了；卫生材料2004年的库存比较2003年的虽然有3%的下降，但还是没有下降到2002年的水平，2005年80万的库存也是比正常的经济存量30万的数字超出了2倍以上。对同一性质、同一用途的材料存在旧品种未使用完，而又进新品种的现象，致使旧品种积压，给医院造成不必要损失。

2.1.3 统一采购和采购流程 首先我院应由各部门人员组成专门（临时）的招标采购小组。在招标采购确立完成后，我们在这个确定的框架下，具体采购可以有这样的组成形式：比如由检验科、口腔科、骨科、设备科、财务科等派员成立采购小组，每周采购小组根据各科计划确定下周各科各种材料的需求数、新品种数，由小组成员轮流编制《下周计划表》，交设备科检查各材料的三证，检查合格后把进货名称、联系单位、《下周计划表》给仓库保管员，由仓库保管员根据仓库的实际需求，基本在下周计划表的范围内填制《要货计划表》交上级领导批准后进货。其次，财务人员应严格把关，审核每一张发票、核对要货计划表、检查仓库保管员的签字，绝不让未经过审核批准的材料流入仓库，滞留在仓库。

2.2 卫生材料的仓储 卫生材料的仓储也即卫生材料的仓库条件、人员、管理。

2.2.1 进出量比较 我们来对照表2，可以发现3种材料中卫生材料的出入库，无论是数量和价值都是比较大的；固定资产要不很大，出入都上千万，要不很小和其他材料差不多几十万；其他材料几十万的数量，较上二种材料而言可以省略不计。

2.2.2 仓库保管员 后勤仓库现有的3个仓库保管员是这样分工的：固定资产和卫生材料由设备科派出的仓库保管员负责；其他材料由总务科派出的两名仓库保管员负责。仓库保管员劳动强度、劳动比率可以进行如下比较：假设固定资产不参加管理，按其他材料出入库最多的2004年与当年的卫生材料出入库来比较：

（960+963）/[（84+82）/2]=1923/83=23：1

假设固定资产不参加管理，按卫生材料出入库最少的2005年1～5月来比较：

（387+387）/[（24+23）/2]=774/23.5=33：1

可见，现有的卫生材料仓库保管员的工作强度是非常大的。

2.2.3 仓库条件 后勤仓库材料的储存，可以用图1来说明：卫生材料物品的存放要求一再强调的是避光、恒温和按类别醒目存放等，而我们的实际是撇开避光、恒温这两大基础条件，只要够大，达到吞吐2000万的金额就可以了。

图1 后勤仓库材料分布示意图（略）

2.3 卫生材料的领用和其他

目前，我院各种材料的领用相当混乱，漏洞很大。要想将我们的卫生材料仓库做成一个等级仓库、品牌仓库，没有领导的高度重视，没有各部门的配合是很难成功的，影响它的因素也是多方面的。笔者建议应该从以下几个方面开始入手。

2.3.1 规范科室、材料的电脑录入资料 经笔者粗算得知，出库单上可以输入的科室名称多达100多个，如水、电、木、空调维修、动力科等，光120就有2个名称。可以说我们在电脑设置中科室名称较杂乱。这样的科室材料领用出库表，核算办是很难分清和明确各科室成本的。统一我们各科室的电脑名称是很必要的，这也为真正的成本核算打下良好的基础。

卫生材料名称也存在同样的问题。这种问题引起的是材料核算管理混乱，清查困难。所以，为加强材料的规范、有效管理，有必要进行一次名称清理，以后有招标也按统一的名称来管理，不要因为名称的多样混入了很多相同的材料造成积压。

2.3.2 规范和控制各科室对各种材料的领用 假设我们是一个进货单位，相对我们的各个科室部门，可以这样理解：后勤仓库的出库总数=各科室部门的领入数。

从表2我们可以看到卫生材料2002年领用574万、2003年领用761万、2004年领用963万、2005年的1～5月已领387万，一共2111万的材料他们全用完了吗？由于职责不明和管理混乱，事实上有许多耗材滞留在各个科室或中途去向不明。如我们在清查某科室时就发现有不少卫材过期；至于去向不明的，则更无法统计。

2.3.3 升级、维护、充分利用现有的电脑软件 对我们现有的医院管理软件进行一次必要的维护，加强局域网的建设和完善，提高每个科室电脑的使用效率。

(1)原有的软件的使用不超过3年，很多实际操作员都熟悉认识这套软件。

(2)即使购置了新软件使用3年后还是会出现现在一样的问题，觉得软件老了，不适宜了，但是那笔庞大的开支呢？

(3)略懂财务软件升级维护的都知道，只要进行必要的升级维护，我们就仍可以使用我们现有的软件。

(4)是不是可以整理出原软件开发和约，按和约要求进行推敲，是否存在让原开发商派人上门维护软件的可能？如没有升级维护项，哪怕出点资金也可，请原来的软件开发商派人来升级维护我们的软件。

3 在完成上述事项后，对卫生材料管理和核算的设想

(1)把固定资产按医疗用和非医疗用分成两部分，医疗用划归设备科管理，会计核算和卫生材料合二为一；非医疗用划归总务科管理，核算和其他材料会计合并。

(2)统一好科室名称后，卫生材料和其他材料分开管理，对库存进行必要的盘存。根据盘存结果，对电脑数据重新进行一次细致的初始化。

(3)按正常逻辑，固定资产和其他材料各个科室是不可能用挂号室和住院部的收入来衡量的，但卫生材料、药品是用在病人身上的，可以用挂号室和住院部的收入来衡量。那么电脑程序上我们就设定两个大项目：一个是比例固定的卫生材料、药品项；另一个是数额固定的其他材料项。比例固定的我们确定一个合理的比例来考核它；数额固定的我们确定一个合理的数额来考核它。

(4)我们在程序上可以设定，把各科室领用的各类材料（物品）与仓库数据相对应，加强物品的领用和监管，避免中途流失。即在电脑上设置，把仓库的各类物品出库数（金额）自动添加为各科室的入库数（金额），使科室能把自己从仓库领入的数额计算给病人。这样也可以建立各科室的领用预警，不会造成积压，也便于核算。

(5)一个部门流程的清晰、稳定可以给很多科室带来收益，但并不是所有的科室都要按固定的模式来进行核算。我们可以借鉴别的医院、科室好的管理方式。

以上是笔者对本院卫生材料管理和核算的几点建议和设想，希望与同道商榷。

(编辑：子 涵)

作者单位： 311400 浙江富阳，富阳市人民医院